A jövő irodája

2019.09.11

A jelenleg is zajló digitális átalakulással szinte minden munkahelyen megváltoztak az alapvető igények, és a munkavégzés módja is átalakult. A jövő munkahelye az a hely, ahol inspiráló és élvezetes dolgozni: kreativitás, csapatmunka, elhivatottság és folyamatos fejlődés jellemzi. A mai világban azok a vállalatok lesznek versenyképesek, amelyek alkalmazkodnak az új kihívásokhoz, figyelembe veszik a dolgozói igényeket és törekednek a folyamatos fejlesztésekre. Többek között hangsúlyt helyeznek az üzleti és működési munkafolyamataik hatékonyabbá tételére az automatizáció széles körű lehetőségeire építve. Automatizált munkafolyamatok révén a vállalatok más területen is hasznosítani tudják az értékes munkaerőt, így a monotonitás helyett több kihívást és változatosságot kínálhatnak munkavállalóiknak.

Automatizált munkafolyamatok bevezetését nemcsak szoftverekkel, hanem hardverekkel is támogathatjuk.

Digitalizálás

A kép digitalizáláskor a vizuális információt számtógépes környezetbe helyezzük át. Lehetséges filmről, papírról és még számos más médiáról digitális másolatot képezni. Feladataink elvégzése során a papír kapja a legnagyobb hangsúlyt. A papír alapú dokumentumok digitalizálása ezért kiemelkedő fontosságú. A méret, szín és forma mind meghatározó az alkalmazandó technológia szempontjából. Ezen felül is szükséges a feldolgozhatóság szempontjából a dokumentum minőségére fordítani megfelelő figyelmet. Ez döntően befolyásolhatja a digitalizálás eredményességét.

A digitalizáló berendezés

A dokumentumok beolvasására a névjegykártya mérettől az A3-ig széles palettán megtalálhatóak a berendezések. Síkágyas felülettel rendelkező típusok biztosítják az egyedi bevitelt, míg a gyors beolvasáshoz lapadagolós típusok használatosak. Ma már számos digitalizáló eszköz jelenik meg a hétköznapi alkalmazásban. Mindig fontos szempont kell, hogy legyen a minőségi kép. Ezért a berendezések kiválasztásánál az igényeknek megfelelő körültekintéssel kell lenni. Továbbá számos lehetőség van még a könyvek, igazolványok gyors digitalizálására is, mely feladatot a könyvszkenner vagy kamerás berendezések professzionálisan látják el.

Monitor használat

Egyre elterjedtebbek a két monitoros munkavégzések. Mit is jelent ez? Nagyobb munkafelületnek köszönhetően több információ jeleníthető meg.

Egy monitor használat esetén, ha egyidejűleg több alkalmazást kívánnak megjeleníteni, túlságosan kisméretűvé válik a szöveg ahhoz, hogy elolvassák. Ennélfogva gyakorlatilag csak egy, illetve legfeljebb két alkalmazás jeleníthető meg egyszerre. A külső monitorok csatlakoztatása nagyobb munkafelületet nyújt a felhasználók számára, és hatékonyabbá teszi a munkavégzést. A képernyők álló és fekvő módban egyaránt egymás mellé állíthatók, szükség esetén azonban egymás felett is elhelyezhetők. Laptopon dolgozva az ember hajlamos a hátát és nyakát kissé meghajlítva, vállait pedig előretolva közelebb hajolni a képernyőhöz. Ennek eredményeként a vállizomzat megfeszül, a nyak merevvé válik, és hátfájás alakul ki. A monitorokhoz tartozó állványok több beállítási lehetőséget nyújtanak. A képernyő így mindig a legmegfelelőbb helyzetbe állítható be, hogy a felhasználó optimális és ergonomikus módon tekinthesse meg a kívánt felvételeket. Ily módon helyes testtartással és gyorsabban végezhetők el a szükséges feladatok.

Adatbiztonság

A modern iroda sokak szerint az a környezet, ahol a legtöbb veszély leselkedik a vállalati adatokra. Miért? Mert itt kezeli a legtöbb ember az információkat, sokszor felügyelet és szabályozás nélkül.

Akár a balesetek, akár a rosszindulatú támadások miatt, de kétségtelen, hogy az adatbiztonság komoly kihívást jelent a modern vállalkozások számára. Manapság számtalan érzékeny és bizalmas adattal dolgozunk, ami azt jelenti, hogy az adatvédelmi incidensek és az informatikai támadások kockázata minden részlegen jelen van, a pénzügytől a HR-en át az adminisztrációig. A legtöbben azonban úgy gondolunk a munkahelyünkre, mint biztonságos terekre, ahol nyugodtan kezelhetünk érzékeny adatokat. Feltételezzük, hogy a képernyőzár mindig működni fog, hogy mindenki a főnökségtől kapta a nyakában lógó azonosítókártyát, hogy a recepciósok mindig éberen felügyelik a belépést, hogy a folyosókra és a parkolóra irányított térfigyelő kamerák távol tartják a hívatlan látogatókat.

A helyzet az, hogy a legtöbb adatszivárgás abból ered, hogy az emberek egyszerűen kisétálnak az irodából a hónuk alá vett papírköteggel, az ügyfél adatait tartalmazó pendrive-val a zsebükben, hátukon az asztali számítógépen készített táblázatokkal és bizalmas beszámolókkal teletömött laptopot rejtő hátizsákkal. Az újságok címlapjaira általában a nagy léptékű hackertámadások kerülnek fel, de egy elveszett laptop vagy dokumentum ugyanolyan komoly negatív hatást gyakorolhat a szervezet jó hírére és költségvetésére, mint a sokat emlegetett rosszindulatú támadások.

Iratmegsemmisítő

Megfelelő iratmegsemmisítő kiválasztásakor azt kell figyelembe venni, hogy meg akarja-e védeni önmagát vagy vállalatát az adattolvajok ellen, eleget akar-e tenni az adatvédelmi törvénynek, vagy csak szeretné eltüntetni a rendetlenséget otthon, vagy az irodájában.

Az iratmegsemmisítő irodai és otthoni környezetben egyaránt használható, azt kell végig gondolni, hogy azt hányan fogják használni, és egyszerre mennyi lapot szeretnének megsemmisíteni. A működési ciklus az az időintervallum, amely időszakban az iratmegsemmisítő folyamatosan képes darálni, mielőtt hűtésre lenne szüksége. Közepes és nagy irodai környezetben, több felhasználó esetén igény lehet az egymás utáni folyamatos megsemmisítés lehetősége. Kis és közepes irodákban való használathoz érdemes közepes működési ciklusú gépet választani, míg személyes használat esetén a darálás kevésbé gyakori, így az iratmegsemmisítőnek elegendő pár percet folyamatosan működnie. A lapkapacitás a papírlapok számát jelenti, amit a gép egyszerre képes megsemmisíteni. Minél nagyobb egy gép lapkapacitása, annál gyorsabban képes egy adott papírkötegeket ledarálni.