Trendek és megoldások a könyvelés digitalizációjában

XXI. század könyvelője - kihívások és lehetőségek

A digitalizáció a gazdasági élet minden területét átalakítja, így jelentős hatást gyakorol a kis- és középvállalkozások fejlődésére, a mindennapi gazdasági-ügyviteli folyamatokon keresztül. A modern digitális eszközök egyrészt a szolgáltatási szektort célozzák meg, másrészt a legfrissebb technológiai fejlesztések a termelő szektorra is hatást gyakorolnak, mert növelik a termelékenységet. Minden fejlődni vágyó vállalkozás arra törekszik, hogy a lehető leghatékonyabban tudja erőforrásait hasznosítani, és így a lehető legmagasabb profitra tegyen szert, így van ez a könyvelő, könyvvizsgáló cégek esetében is.

Digitalizáció elterjedése az adóhivatali ügyintézésben, a NAV 2.0 program 2017 nyarán jelent meg, cél a papírmentes hivatal megteremtése a következő 5 évben.

• - Kockázatkezelés
• Real-time kockázatelemzés
• Célzott kiválasztás
• Kimenetel: támogató eljárás, ellenőrzés, bűnügy
• - Ellenőrzési eljárás
• Automatizmusok kialakítása, elektronizáció
• - Elektronikus ügyintézés
• Elektronikus bevallás 2007. év óta
  
• ÁNYK nyomtatványbeküldés / Ügyfélkapu
• Cégkapu 2018. 01. 01. indulással
• Elektronikus ügyintézés az ellenőrzési eljárásban -ELLUGY nyomtatvány
• e-papír nem csak adóügyekben (közigazgatási eljárások, egyéb hatósági ügyek)
• KÜNY tárhely

A kormányzat turbó fokozatra kapcsolt a digitalizáció terén. Mindenkinek el kell gondolkodnia, hogy jelenlegi informatikai eszköztárával (mind szoftveres, mind hardveres eszközökkel) meg tud-e felelni a környezeti változásoknak.

A könyvelői munkával szemben számos új kihívást támasztanak az ügyfelek, a hivatalok és a digitális rendszerek fejlődése is robbanásszerű. Növekszik a hivatali adatszolgáltatás mennyisége, egyre rövidül az idő az adatok feldolgozására és beküldésére - sőt az online számlázási folyamatokkal már az adatok megjelenése előtt üzleti döntéseket kell hozni. Ezzel egyidejűleg nő az igény az ügyfelekben is folyamataik nyomon követésére, tervezésük és üzleti döntéseik támogatására. Meggyőződésem, hogy ezeknek a kihívásoknak digitális eszközök alkalmazása nélkül nem lehet megfelelni.

A digitális lehetőségek alkalmazása elősegíti a munkaidő rugalmas beosztását és megteremti a távmunka lehetőségét, és ezekkel együtt a mostanában egyre több helyen már jelentős problémát jelentő szakképzett munkaerőhiánnyal szemben is segítségünkre lehet. Ezen alkalmazások segítségével a monoton munka aránya lecsökkenthető, földhöz ragadt folyamatok és riportok elkészítésével már nem kell bíbelődni, a technológia alkalmazásával hatékonyabb és dinamikusabb munkavégzésre van lehetőség.

Az elmúlt hónapokban sokszor lehetett olvasni a könyvelés jövőjéről szóló elmélkedésekről: A jövőben szükség lesz-e könyvelőkre? Lesz-e a könyvelőknek munkája, a robotok elveszik a könyvelők munkáját? Ahogy FORD futószalagja is nagy előrelépés volt az 1910-es években a technológia fejlődésében, az automatizálás folyamatának elindításában, az emberek nem maradtak munka nélkül, a munkafolyamatok átszervezésével hatékonyabb, gyorsabb lett a termelés. A könyvelői - és ezek mellett a könyvvizsgálói és adótanácsadói - munka is át fog alakulni. Ha egyre több adatot tudunk a főkönyvbe beolvasni, a technológiának köszönhetően a hibázás, az elütés kockázata minimálisra csökken. A hiba rendszerszinten jelentkezhet, például egy rosszul paraméterezett beolvasással. Az adatok gyors beolvasásának köszönhetően több idő jut az ellenőrzésre, az egyedi események rendezésére és a tanácsadói tevékenységre. Az automatizmusoktól függetlenül a gazdasági eseményeket, például a számlát a rögzítés előtt vizsgálni kell, helyesen lett-e kiállítva, érvényes-e a kiállító adószáma, stb

A digitalizáció jelentős hatást gyakorol a számvitel szakemberek tevékenységének jellegére. A kevesebb manuális adatrögzítés, kevesebb hibával és tévedéssel jár, jelentősen felgyorsul az adatkezelés, az adategyeztetés, így a könyvelési munka súlypontja a kontrollfolyamatokra helyeződik át. A digitalizáció hatására a számviteli tevékenység már nem az adatrögzítésről szól, sokkal inkább az adatelemzés, a tanácsadás, az ellenőrzés kerül a középpontba. A digitális megoldásoknak a könyvelés világába történő megjelenése a könyvelők munkáját is egyre könnyebbé teheti, azonban még mindig kevés az a vállalkozó szellemű szakember, aki egy kicsivel több utánajárást követően, sokkal kevesebb erőbefektetéssel tudná végezni munkáját.

Kérdőív a Digitális könyvelő konferenciákról, illetve az általam megteremtett felületekről:

A könyveléssel foglalkozók

1. mennyire tartják fontosnak a könyvelés automatizálását?

2. Milyen informatikai fejlesztést tervez?

3. Alkalmaz-e jelenleg automatizált folyamatokat, feladásokat a könyvelésben?

4. A jövőben milyen területeken tervezi az automatizálás bevezetését?

5. Milyen informatikai fejlesztést hajtott végre az elmúlt években?

A szabadszavas válaszok alapján könyvelőprogram váltás, vevő számlák beolvasása, felhő alapú könyvelési rendszer bevezetése, és hardver fejlesztések voltak jellemzően.

6. Használ beszámoló készítő szoftvert?

Beszámoló készítő szoftver - 4 db önálló programként, könyvelőprogram kiegészítéseként használhatók.

7. Használt bérszámfejtő programot?

Bérszámfejtő szoftver, könyvelőprogram moduljaként, vagy önállóan létezik. Legtöbb fejlesztési igény itt jelentkezik, a bérszámfejtés és a bevallások bonyolultsága miatt.

8. Használ könyvelést kiegészítő/ kisegítő programot?

Egyéb, könyvelés hatékonyságát elősegítő programok, az előbbiekben nem említettek (Viki, Riport, Billcity, Adriana Accounting, stb)

9. Használ online számlázó programot?

Online számázó program - 41 db-ot sikerült összegyűjteni (ez 2018. májusi állapot) - Az online számlázó programok iránt megnőtt az érdeklődés az Online Számla 2018. 07. 01-es elindulásával. Sokszínűség jellemzi már ezeket a programokat, komplex rendszerek, kezelik a kifizetettséget, bejövő számlákat, akár előzetes áfa lista is lekérhető.

Egyéb pénzügyi / számviteli terület szoftverei:

MKVK honlapján 76 db könyvvizsgálóbarát könyvelő szoftver + akik itt nem szerepelnek. A komplex, moduláris felépítéstől az egyszerűbbig, olcsóbbtól a drágábbig, 200-300 db-re lehet becsülni a ma használt könyvelő szoftverek számát.

Banki könyvelés teljes automatizálása - PSD2 alkalmazása- MKB Bank teljes körű digitalizálása 2018. nyarán több-kevesebb sikerrel - de a legtöbb banknál ennek kialakítás még folyamatban van.

Pénzügyi asszisztensek - 2 db - OTP eBiz és a Számlázz.hu+MagNet Bank=Autokassza programja

+ jogi folyamatokat átlátó szoftver:

2008 óta a cégeljárásokban kötelező az elektronikus eljárás, így a jog területén a digitalizáció mára már 10 éves múltra tekint vissza. Ehhez kapcsolódott az elektronikus aláírás bevezetése, amely ügyvédek esetében minősített elektronikus aláíró tanúsítványok használatát jelenti. Az elektronikus aláírás normál "polgári" változata mára már bárki számára elérhető és megoldható teljes bizonyító erejű magánokiratok létrehozása. 2018-tól minden eljárásban (polgári, közig, büntető) kötelező az elektronikus eljárás, így napjainkban digitalizáció nélkül a jogi munka nem képzelhető el. E mellett a hagyományosnak nevezhető digitalizáció mellett a jogi területen egyedülálló termékkel is találkozhatunk, amelyet az iLex Systems Zrt. valósított meg IBM fejlesztéseken alapuló saját fejlesztéseivel, amely a mesterséges intelligenciával támogatott alkalmazások során a jogi folyamatok teljes spektrumát lefedi, kognitív jogi asszisztens (LEXI) segítségével jogi területen kérdéseinkre választ kapunk, a beérkező iratokat delegálja, majd smart dokumentumokat tudunk előállítani egyetlen gombnyomásra.

Új adónem = új alkalmazás lehetősége, EFO bejelentő, RIPORT Kata

Az ügyviteli folyamatok digitalizációjának áttekintése után olyan szoftver fejlesztők következnek, akik már a könyvelés folyamatának egy-egy részterületén növelhetik a munkánk hatékonyságát.

• Viki, a Könyvelő Asszisztens, tulajdonosok az eredetileg könyvelő cégükben tapasztaltak alapján kezdtek egy olyan program kidolgozásába, ami a sok ügyféllel való kapcsolattartást könnyíti meg. A program összeköttetésben áll az ÁNYK-val, a magyaroroszág.hu -val, a könyvelő programmal. Különböző adatbázisokból konkrét cégre adatokat lehet lekérni, rendszeres emaileket lehet kiküldeni, automatizált adóértesítőket küld, nyilvántartja a bevallások állapotát, rögzíti a könyvelők napi tevékenységét, és tájékoztatja az ügyfelet a cége eredményéről.
• Az IMA könyvelőprogram egy felhő alapú program, amit a felhasználók különböző jogosultságok mellett tudnak használni. Az integrált program előnye, hogy az ügyféllel egy adatbázisban tudunk dolgozni. Az általa - már nem papírra vagy excel táblába - berögzített számlaadatot a könyvelő azonnal láthatja. Lehetőség van a számla képi feltöltésére is, így a számlát már nem is kell a könyvelőhöz eljuttatni, azt kezelheti az ügyfél. A könyveléstől függetlenül az ügyfél aktuálisan tájékozódhat a fizetendő áfa nagyságáról vagy a cég eredményességéről.
• A RIPORT a tanácsadói gondolkodást támogatja. A könyvelő programokból rendszeresen feltölthető főkönyvek alapján jól áttekintető menedzsment, controlling jelentéseket készít. Ma még azt gondoljuk, ez a nagyobb vállalkozásokat érinti, de sejthető, hogy előbb utóbb minden vállalkozásnak szüksége lesz erre, aki hosszabb távon a piacon akar maradni. Ehhez azonban a vállalkozók gondolkodásmódjában is változásra van szükség.
• Az "ELZA" Elektronikus Zárást támogató mérlegdokumentációs és adatelemző rendszer a beszámoló összeállítására, alátámasztásának dokumentálására, egyes adónemek számításának ellenőrzésére tartalmaz ajánlásokat, munkatáblákat. Ezeket a kezdő alapbeállítás után a feltöltött elektronikusan rendelkezésre álló anyagok (főkönyvi kivonat, adófolyószámla, számlázó xml) alapján állítja össze.
• Billcity az automata számlafeldolgozás rendszert az teszi egyedivé, hogy kifejezetten a KKV szektor számára megfizethető módon a bejövő papír alapú számlák beolvasásával a számlák adattartalmának nagy hányada feldolgozásra kerül. A program már nagyon sok könyvelőprogramba képes a számlákat egyszerűen importálni.
• Az Adriana Accounting program, minden, a bejövő számlákon kívüli adatot képes a könyvelőprogramba beolvasni. Így nagy segítség lehet a banki tételek, online pénztárgépek, webshopok könyvelése esetén, de könyvelő program váltás esetén is számíthatunk rájuk!
• Do-q-ment a papírmentes iroda megteremtése a dokumentumok digitalizációjával foglalkozik. Elektronikus aláírás és időbélyeg alkalmazásával a hiteles tárolás biztosított. Felhő alapú működés, mobil applikációs lehetőség.
• QS- integrált könyvelőirodai irányítási rendszer, moduláris felépítésű könyvelő program, amiben minden automatizálás beépítésre kerül, ami jelenleg elérhető, vevők-bank-szállítók
• SDSYS által kifejlesztett NAVCOM Kit a vele összeköttetésben lévő számázó programokból kinyeri az Online Számla adatstruktúrát és az továbbítja a könyvelőprogram felé.

És sok-sok egyéb lehetőség ...

Biztos, hogy erre a megoldásra van szükségem?

Az időhiány vagy az ismeretlentől, változástól való félelem mellett természetesen további okok merülhetnek fel. Az automatizmusban rejlő előnyöket kell nézni, és alkalmazni a mindennapi munkában. Ezek a programok több-kevesebb tanulást igényelnek, így időt kell magunknak biztosítani, hogy ezek biztos használatát elsajátítsuk.

Egyre több digitális megoldás lehetőségével kerülünk szembe. Tisztában kell lennünk, ezek megvásárlásával milyen kötelezettséget vállalunk, a fejlesztő, értékesítő cégekre milyen garanciális szabályok vonatkoznak. A felhasználási szerződés aláírásával elfogadjuk a szerződési feltételeket, egyedi feltételeket csak nagyon keveseknek áll módjában kikötni. A program megvásárlása előtt nagyon fontos, hogy a demo verziót kipróbáljuk, kvázi használjuk. Ha van program bemutatóra lehetőség, ennek lehetőségét is kérni kell. Esetleg a felhasználói kézikönyv átlapozására is szükség lehet, itt fontos, hogy figyeljünk arra, a legutolsó verzióhoz készült-e. Ügyfélszolgálat van-e, és hogyan érhető el?

Az archiválási szabályok július 1-i megváltozása biztos elősegíti az elektronikus számlák további terjedését, ugyanakkor hozzájárul a dokumentum tárolás, megőrzés digitalizációja iránti igények növekedéséhez. Már nem szükséges az elektronikus aláírás+időbélyeg az archiválási szabályok betartásához. Az elektronikus aláírás egyfajta módszert jelent, de lehet mellette választani a zárt rendszerű megőrzést, az adatszolgáltatási rendszeren alapuló hash kód általi adattartalom védelmet, de a jogszabály nem zár ki más technikát sem.

Az archiválási rendeletben a zárt rendszerű megőrzést biztosító szoftver vagy rendszer fejlesztőjétől új elvárásként jelentkezik egy megfelelőségi nyilatkozat, valamint megjelenik az egyetemleges felelősség kérdése. Ezzel a szabályozás védi a szoftver vagy rendszer felhasználóját, és a fejlesztőket körültekintő fejlesztésre kényszeríti. Ezzel ellentétben a többi pénzügyi - számviteli alkalmazással semmilyen jogszabályi elvárás illetve kontroll nincs.

Az alkalmazások felvetik az adatbiztonság kérdését is. És itt nem a GDPR miatti adatbiztonságot/adatkezelést kell érteni. Jelen esetben a céges adatok kezelése, ezek biztonságos tárolása a kérdés. A felhő alapú szolgáltatásoknál a jogosultságokat tisztázni kell. Ki tölthet fel, ki tölthet le, ki léphet be az alkalmazásba, ki dolgozhat benne, ki csak nézheti az ott található adatokat. + tárhely kérdés, a szolgáltató mit tesz az adatbiztonság érdekében?

A felhőben tárolt adatok feletti ellenőrzés elveszítése:

A megoldás erre, hogy a szolgáltatásra egy megfelelő referenciákkal rendelkező céget kell keresni, aki biztosítja, hogy az adatok biztonságban lesznek és a vállalat által előírt igényeknek megfelelnek, akár egy pénzügyi vagy jogi profilt képviselő vállalat esetében is

És hogyan tovább?

10. Milyen téma érdekelné, amit személyesen is meghallgatna egy konferencia keretében?

A megkérdezettek nagy arányban igényelnének informatikai képzéseket. Az xml, csv, az adatimport, -export, kliens program, mind-mind új fogalom, amelyek helyes ismeretére és alkalmazására szükség van az eddig említett szoftverek használatánál.

A digitális lehetőségek alkalmazása ma már elengedhetetlen az állandóan változó jogszabályi környezetben. Véleményem szerint a szakmában az fog fennmaradni, aki tud és hajlandó az újításokat elfogadóan dolgozni. Ugyanakkor meg kell említeni, hogy nemcsak a HIVATAL-oknak vannak elvárásai a munkánkkal szemben, hanem az ügyfeleinknek is. Sokan még mindig a rég megszokott excel táblájukban és a kézi számlatömbben látják cégük pénzügyeit. Egy újabb rendszer bevezetésénél ezt is figyelembe kell venni, nem minden ügyfelünk fogja pozitívan értékelni a változást. Sokan ellenérzéssel állnak a számlák szkennelése felé, sokan nem tudják elfogadni a felhő alapú könyvelést vagy problémaként élik meg a bankkivonat fájlként való letöltését. Szoftver vásárláskor, új rendszer bevezetésekor ezeket a kérdéseket is figyelembe kell venni.